内容証明の書き方

　内容証明郵便を作成する前に

内容証明郵便（通常は略して内容証明といいます）は、実体は単なる手紙に過ぎません。ただ、使い方によっては単なる手紙以上の効果を発揮します。

しかし、内容証明は活用方法を誤るととんでもない事態をまねく恐れがあるのも事実です。

単なる通知やクーリングオフなどは別として、債権回収や慰謝料請求などの内容証明を送る前には必ず相手に直接あるいは電話などで請求し、それでも相手に誠意がない場合などにはじめて内容証明を使ってください。

いきなり内容証明を送りつけると、相手を怒らせてしまい逆効果になることもあります。

また、内容証明の書き方にはさまざまなルールがあります。正しい基礎知識を身に付 けて失敗しない内容証明を作成しましょう。

内容証明のサンプル

　　A4　横書（最近はこの形式が多いようです）　　　　　　　　　　　　　　　B4　縦書

　内容証明の形式

内容証明は、普通の手紙と異なり、一定の約束事があります。これを守らないと郵便局は受け付けてくれません。したがって、内容証明を作成するときは下記の事項に充分注意してください。

１　字数の制限

（A)縦書きの場合

１行２０字以内、１枚に２６行以内と決まっています。
この制限以内（例えば、１行１８字、１枚２５行）であればかまいません。

（Ｂ）横書きの場合

１行２０字以内、１枚２６字以内、１行１３字以内、１枚４０行以内、あるいは１行２６字、１枚２０行以内のいずれでもかまいません。

注意しなければならないのは、句読点も１字と数えられることです。市販の内容証明の用紙には句読点も１マスに記入すればよいのですが、ワープロで作成する場合は、禁則処理を解除しないで作成すると１行２０字に設定しても、句読点はカウントされず、２１～２２字になっていたりすることがありますので要注意です。

２　文字の制限

内容証明には、使用できる文字も決められています。

＊ひらかな、かたかな
＊漢字
＊数字
＊英字（ただし、名前や地名、あるいは固有名詞に限ります。英文は認められません）
＊記号（㎏、㎡、㎜、№など）は１字として扱いますが、使えない記号もあるので、なるべく記号は使わないほうが無難です。　

３　用紙

文具店へ行けば、内容証明の用紙を売っていますが、別にこれを使わなければならないということはありません。もっとも、これを使えば、１マスに１字を埋めていけば、字数の計算をしなくてすみますが。縦書きの場合は、Ｂ４の二つ折り、横書きの場合は、Ａ４かＢ５の用紙に書きます。

紙質も問いません。最近はワープロで作成することが多いので一般的な普通紙を用います。

手書きの場合は、鉛筆のような消すことのできる筆記具ではなく、ペンを使って書きます。

４　枚数

内容証明に枚数の制限はありません。

２枚以上になったら、ホッチキスなどで綴じて、下の図のようにページとページにまたがるように押印します。これを契印といいます。これを、すべてのページに行います。

印鑑は、認印でかまいません。また、差出人の所に押印する場合は同じ印鑑を使ったほうがいいでしょう。　

５　同じ内容証明を3通作成する

＊相手に送るもの
＊郵便局に保管するもの
＊自分の控えに置いておくもの 　

手書きの場合は、コピーかカーボン紙を使って複写し、ワープロなどは、同じものを３枚プリントします。

６　他の書類等は同封できない

内容証明の封筒には、本文以外の書類や写真、図表などを同封することはできません。

７　自分の住所氏名と相手方の住所氏名を書く

内容証明の本文の最後に自分の住所氏名を書き認印を押し、次に、相手の住所氏名を書きます。

８　訂正のしかた

文章を作成する途中で間違えたり、作成した後で間違えた場合には修正の方法が決められています。

間違えた場合は、その部分に二重線を引きます。その抹消した部分の隣の余白に修正した文字を書き、縦書きの場合はその上（下も可）の余白に「○字削除◇字加入」と書き入れて押印します。

横書きの場合はその右側（左側も可）の余白に「○字削除◇字加入」と書き入れて押印します。

また、欄外でなく末尾などに書く場合は、「△行目○字削除◇字加入」と書き入れて押印します。
複数の箇所を訂正する場合はそのつど訂正印を押します。

９　本文はどのように書くか

内容証明は単なる手紙であると書きましたが、こちらの言いたいことを正確に伝え、また、証拠として残すためにはそれなりの書き方があります。

＊タイトルは、通知書、請求書、催告書など、何でもかまいません。なくてもＯＫです。
＊時候の挨拶は不要です。また、文学的な表現,あいまいな表現、抽象的な表現は誤解の元になります。
＊文章は正確に、できるだけ短く、誰にでもわかりやすい文章で書いてください。
＊自分に都合の悪いことは書かない。内容証明は自分に有利にも不利にもなる証拠となります。
＊中途半端な法律知識は書いてはいけません。
＊具体的な罪名で告訴するなどといった表現はさけましょう。「法的手段をとる」といった程度にするのが無難です。
＊日付はなくてもかまいませんが、通常は記入します。

※ここには内容証明の雛形は掲載していません。
なぜなら、内容証明は各人の立場や状況により内容が異なってくるからです。
確かに市販の内容証明の書き方の本を買えば各種の雛形が掲載されています。
しかし、その雛形の内容をしっかりと理解せずに単にそれを書き写した場合、書かなくてもいいことまで書いてしまいそれが証拠になって相手に足元をすくわれる結果にもなりかねません。
このような理由で、このサイトには雛形は掲載しておりません。

１０　封筒を用意する

表に相手方の住所氏名を書きます。このとき、内容証明に書いたものと同じ住所氏名を書いてください。裏には差出人の住所氏名を書きます。これも内容証明と同じ住所氏名を書きます。

封筒は封をせずに郵便局へ持参します。郵便局で手続きが終わったら、３通のうち１通を封入します。

 

　内容証明の発送

１．手紙が作成できたら、郵便局の窓口で「これを内容証明にしてください。」と依頼します。
ただ し、内容証明を扱っているのは集配郵便局と地方郵政局長が特に指定した無集配郵便局に限られますので、注意が必要です。
事前に電話などで確認してから出かけるほうがいいでしょう。

２．郵便局へもって行くものは次の通りです。

ａ. 内容証明にしようとする手紙（同じ文章のもの）　　 ３通
ｂ. 封筒（表に相手の住所氏名、裏に差出人の住所氏名を書き、封をしていないもの） を１通
ｃ. 差出人の印鑑（もし、間違いを指摘された場合に訂正するため）
ｄ. 郵便料金

３．持参した手紙と封筒を窓口に提出すると、郵便局員がその手紙が形式どおり書かれているかどうかを調べ、もし間違った箇所があればその場で訂正します。

形式に問題がなければ、その手紙の末尾に「この郵便物は平成○○年○○月○○日第○○号書留内容証明郵便物として差し出したことを証明します ○○郵便局長」と記載し、その下に通信日付印を押します。（３通とも同じようにします）。

そして、そのうち１通を郵便局員立会のもとに、差出人が封筒に入れて封をし、郵便局員に渡します。
この１通が相手方（受取人）に送られることになります。

そして１通を郵便局で保管し、あとの１通を差出人に返してくれます。この時に、郵便局員から差出人に「書留郵便物受領証」が交付され、手続は完了です。
この受領証は大切なものですから大事に保管しておいてください。

４．手紙を窓口に出すときは必ず「配達証明つきでお願いします」と郵便局員に伝えてください。だまっていると当然には配達証明付になりません。

配達証明をしてもらわないと、いくら内容証明にしても、いつどんな手紙を出したのかという証拠を残しておいても、差出人にはその内容証明が受取人に配達されたかどうか、配達されたとしたら、いつ配達されたのかどうかがわかりません。これでは内容証明の意味がないことになります。

配達証明付にすれば、約１週間後に郵便局から差出人へ、○○年○○月○○日受取人に配達したことを証明しますという郵便物配達証明書が送付されてきます。
この葉書が内容証明が配達された日付を証明するものなので大切に保管してください。

５．費用はいくらかかるか

ａ．内容証明料 　　 手紙が１枚の場合 ４２０円
　　　　　　　　　　　　手紙が１枚を超える場合、２枚目から１枚ごとに２５０円が加算されます。
ｂ. 書留料 　　　　　 内容証明は書留にしなければなりません。４２０円
ｃ. 通常の郵便料金 定型 ２５ｇまで８０円　　５０ｇまで ９０円
ｄ. 配達証明料 内容証明を差し出す時 ３００円
　　内容証明郵便を差し出した後 ４２０円

したがって、手紙１枚の内容証明 郵便の場合ですと、最低、１，２２０円必要になります。

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　最終更新日　　2009/06/15　　　Copyright(C)2002-2008 All rights reserved